CILEGON – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Cilegon terus menggencarkan program peningkatan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Cilegon.
Upaya tersebut dilakukan untuk mendorong terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik sekaligus mendukung peningkatan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat.
Kepala DPK Kota Cilegon, Ismatullah mengatakan, pihaknya secara berkelanjutan memberikan pembinaan dan pendampingan kepada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) termasuk DPRD dan BUMD guna membangun budaya tertib arsip di setiap unit kerja.
Menurutnya, pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam mendukung administrasi pemerintahan karena arsip menjadi bagian dari rekam jejak sebuah institusi.
“Arsip adalah memori institusi. Dengan arsip yang tertata dengan baik, tidak hanya menjaga akuntabilitas dan sejarah pemerintahan, tetapi juga mempercepat proses pencarian data yang pada akhirnya akan berdampak positif pada peningkatan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat,” kata Ismatullah, Rabu (23/9/2026).
Ismatullah menjelaskan, program kerja kearsipan yang dilaksanakan selama satu tahun mencakup berbagai upaya untuk mengelola, menata, memelihara, serta mengamankan arsip secara efektif dan efisien di setiap instansi maupun unit kerja.
Salah satu komponen utama dalam program tersebut yakni pengelolaan arsip dinamis. Pengelolaan ini meliputi proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip aktif, inaktif, dan arsip vital.
“Yaitu proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan arsip aktif, inaktif, dan vital,” ujarnya.
Selain arsip dinamis, DPK Kota Cilegon juga melakukan pengelolaan arsip statis. Kegiatan tersebut mencakup penyelamatan, pelestarian, serta penyediaan akses terhadap arsip yang memiliki nilai sejarah atau bersifat permanen.
“Dalam pelaksanaannya, penataan arsip juga dilakukan melalui proses pemberkasan dokumen, termasuk surat masuk dan surat keluar. Dokumen tersebut disusun berdasarkan sistem klasifikasi dan kode yang telah ditetapkan,” tuturnya.
DPK juga menjalankan proses penyusutan dan pemusnahan arsip. Tahapan ini dilakukan melalui penilaian terhadap arsip, pemindahan arsip inaktif, hingga pemusnahan arsip yang telah melewati masa retensi berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Selain itu, pengawasan dan evaluasi kearsipan dilakukan untuk mengetahui tingkat kepatuhan serta kualitas tata kelola arsip pada masing-masing unit kerja.
Pengawasan tersebut tidak hanya dilakukan terhadap OPD di lingkungan Pemkot Cilegon, tetapi juga mencakup seluruh kecamatan dan kelurahan yang ada di Kota Cilegon.
Di sisi lain, peningkatan kapasitas sumber daya manusia (SDM) juga menjadi bagian dari program kearsipan. DPK Cilegon mendorong pegawai mengikuti bimbingan teknis, pelatihan, maupun sosialisasi terkait pengelolaan arsip, termasuk pemanfaatan aplikasi arsip digital seperti SRIKANDI.
Dalam menjalankan program kerja kearsipan, DPK Kota Cilegon mengacu pada empat pilar kearsipan nasional.
Keempat pilar tersebut meliputi Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip (SKKAA).
Keempatnya menjadi acuan dalam memastikan pengelolaan arsip berjalan secara sistematis, mulai dari penciptaan dokumen, penyimpanan, pemeliharaan, penggunaan hingga penyusutan arsip.
“Melalui pengawasan dan pendampingan yang dilakukan secara menyeluruh, kami DPK Kota Cilegon mendorong setiap perangkat daerah hingga tingkat kecamatan dan kelurahan memiliki tata kelola arsip yang tertib, aman, serta mudah ditemukan ketika dibutuhkan,” tandasnya. ***