CILEGON – Dinas Komunikasi Informatika Statistik dan Persandian (Diskominfo) Kota Cilegon mengadakan sosialisasi surat elektronik (E-mail) Dinas Pemerintah Kota Cilegon, di Ruang Rapat Diskominfo Kota Cilegon, Rabu, (15/5/2024).
Acara yang dihadiri oleh puluhan peserta dari perwakilan organisasi perangkat Daerah (OPD) itu dibuka langsung oleh Kepala Dinas Kominfo Kota Cilegon Agus Zulkarnain dengan didampingi Kepala Bidang Aplikasi Teknologi dan Informasi Diskominfo TB Sofat.
Dalam kesempatan itu, Agus mengungkapkan bahwa e-mail dinas diterapkan untuk memfasilitasi komunikasi resmi yang efisien antar-pegawai dalam lingkup Pemkot Cilegon, maupun antar-instansi lain baik pusat ataupun daerah.
“Selain itu, e-mail dinas juga sekarang menjadi salah satu syarat dalam registrasi pembuatan tanda tangan elektronik atau TTE yang kini mulai diterapkan,” kata Agus.
Agus juga menyampaikan, jika e-mail dinas dapat dijadikan sebagai jejak komunikasi tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi atau bukti dokumentasi.
“E-mail dinas juga dapat memungkinkan kita untuk mengirim berkas lampiran seperti dokumen, gambar atau persentasi. Ini bisa memudahkan kita untuk bertukar informasi dan kolaborasi dalam satu tugas kedinasan,” jelasnya.
Selain itu, Agus juga mengatakan bahwa e-mail dinas dilengkapi dengan fitur keamanan enkripsi dan autentikasi, sehingga hal itu dapat membantu menjaga kerahasiaan dan integritas informasi yang dikirim melalui e-mail.
“Dengan kita menggunakan e-mail dinas, kita dapat mengurangi biaya atau anggaran yang terkait dengan pengiriman surat fisik,” ucapnya.
Agus berharap dengan penggunaan e-mail dinas dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi dan profesionalisme di masing-masing OPD.
“Saya harap para peserta dapat mengikuti kegiatan sosialisasi ini dengan sebaik mungkin sebab ini sangat penting untuk meningkat pemahaman kita tentang penggunaan e-mail dinas yang benar,” pungkasnya.
Sementara itu, Kepala Bidang Aplikasi Teknologi dan Informasi Diskominfo Kota Cilegon TB Sofat menambahkan, sosialisasi dilakukan selama dua hari, 15-16 Mei 2024. Ini karena keterbatasan tempat, juga agar perwakilan OPD lebih memahami penggunaan e-mail dinas tersebut.
“Setelah sosialisasi ini nanti akan kita implementasikan langsung. Kita mulai buatkan akun e-mail dinasnya. Setelah itu, masing-masing dinas apabila hendak ada keperluan kedinasan baik dengan instansi Pemkot Cilegon maupun dengan yang lain silahkan menggunakan e-mail dinas,” jelas Sofat. (*/Red)